multitasken

Singletasking

Ken je dat, Met alles en niets tegelijk bezig zijn? Twintigduizend dingen doen, maar niets af krijgen? En tegen je aan negentienduizend negenhonderd drieëntachtig bent, vergeten zijn waar je eigenlijk mee was gestart (maar dat was nog niet af natuurlijk). Multitasken is in feite een utopie. Er zijn best zaken die we onbewust kunnen en doen, dingen die automatisch verlopen, maar je echt concentreren gaat maar op één ding tegelijk.

 

Bovendien zal dat ene ding veel beter en efficiënter gedaan zijn als het je onverdeelde aandacht krijgt, dan wanneer je het probeert te combineren met een hoop andere zaken. En het geeft meer rust in je hoofd als je heel bewust maar met één ding bezig bent. One thing at a time. Ik geef je graag wat tips die je zowel in je persoonlijke als je professionele omgeving kan gebruiken.

Mindfulness

Bij mindfulness denken veel mensen aan meditatie. Het is echter niet hetzelfde. Mindfulness is in feite gewoon volledig in het hier en nu aanwezig zijn. Proberen je gedachten niet te laten afdwalen, maar actief je aandacht houden bij wat je nu doet.

 

Denk aan deze oefening: je sluit je ogen en er wordt een rozijn in je handen gelegd. Je moet achterhalen wat het is, enkel door te voelen. Of raden wat je eet alleen door het te proeven. Op zo'n moment staan je zintuigen op scherp, volledig op het hier en nu. In yoga oefenen we dat ook, door op de ademhaling te letten of heel bewust spierspanning aan te houden en los te laten bijvoorbeeld.

 

Maar denk nu niet dat je heelder dagen geblinddoekt rond hoeft te lopen of alleen maar op je matje kan zitten om mindful in het leven te staan. Probeer maar eens mindful te gaan wandelen: wees je bewust van elke stap, luister naar de vogels, zie de bomen, het gras, de wolken. Merk je dat je gedachten toch afdwalen naar je boodschappenlijstje, geen probleem, breng ze gewoon weer naar hier.  

mindfulness
tuinieren

Met je handen werken

Zodra we met onze handen gaan werken, komt het hoofd tot rust. Het wakkert bovendien je creativiteit aan, je scheppingsgeest wordt gestimuleerd. Ook hier zijn we vaak vergeten wat we als kind constant deden: dingen màken. Knutselen, boetseren, tekenen, koken, bouwen. En daarbij je fantasie gebruiken, het gewoon op zijn beloop laten gaan. Dat fantastische gevoel als je uit kartonnen eierdoosjes bloemen had gemaakt voor moederdag bijvoorbeeld. Of met doosjes een garage had gebouwd voor je autootjes. Een zandkasteel maken aan zee. Zalig toch?

 

Een mens is niet gemaakt om heel de dag naar een scherm te kijken. Wie met zijn handen werkt, creëert dingen. Je ziet het ontstaan en vorm krijgen, je maakt iets. Hobby's zijn daarom voor workaholics eens zo belangrijk. Tuinieren is bijvoorbeeld fantastisch, met je handen in de aarde onkruid wieden, en hopla, je hoofd is leeg. Boetseren, tekenen, puzzelen, bakken, je tuinhuis schilderen, ... Zodra we electronica opzij leggen, worden de opties eindeloos ;)

Tijdsblokken

Een goede manier om jezelf te helpen singletasken, is je tijd in te delen in tijdsblokken. Bv. deze voormiddag ga ik boodschappen doen, deze namiddag werk ik in de tuin en vanavond spreek ik af met vrienden. Hetzelfde geldt ook voor je werk. Je herkent het vast wel: je bent met iets bezig, maar er een mail binnen die je aandacht trekt, of je wordt gebeld over iets helemaal anders. Het duurt daarna altijd even voor je weer in de flow bent, je moet er toch weer even in komen. Dat vreet natuurlijk productiviteit.

 

Probeer daarom in grotere blokken aan eenzelfde ding te werken, zo kan je er veel efficiënter aan werken. Blokkeer deze als dusdanig in je agenda, en communiceer hier ook over, geef aan waarom je dat doet, moedig je collega's misschien aan hetzelfde te doen.

 

Dat werkt natuurlijk het best als je ook gemeenschappelijke momenten houdt voor wanneer je wel moet samenwerken. Bijvoorbeeld elke ochtend een korte afstemmingsmeeting met het team, of elke maandag een planningsmoment om te zien wat er op jullie bord ligt. Vaste overlegmomenten laten ook vaste focustijd toe, en zo krijg je met z'n allen veel meer gedaan. Slimmer werken dus, niet harder. 

team meeting
doorwerken

Mailbox

Voor wie veel aan de computer zit, zijn de mailbox en agenda vaak de worst enemies als het gaat om singletasken. Van de ene meeting in de andere, en constant mails terwijl je je eigenlijk probeert te concentreren op ets anders. Maar je kan ze ook voor je laten werken i.p.v. tegen. Ik geef je voor beide onderwerpen enkele tips.

Mailbox:

  • Voorzie elke voor- en namiddag één uur om je mails bij te werken. Tijdens dit tijdsslot lees en beantwoord je je mails.

  • Schakel de desktop alert voor inkomende e-mails uit. Ik weet het, FOMO... We denken elke mail meteen te moeten lezen en beantwoorden, maar dat is niet zo. Je hebt hiervoor tijd voorzien in je agenda, dus je komt er wel toe. En als het kot in de fik staat, zullen ze je waarschijnlijk wel bellen

  • Ga verstandig om met je inbox. Niet elke mail kan of hoeft meteen beantwoord te worden. Als je inschat dat je ergens wat langer voor nodig hebt, plot deze mail als een taak in je agenda en archiveer hem in je inbox, laat de verzender meteen ook weten wanneer je er op terug komt. Op die manier schep je meteen ook duidelijkheid en vermijd je nieuwe mails à la 'kon je hier al naar kijken?'. Je hoeft niet bang te zijn het te vergeten, want het staat netjes ingepland.

Agenda:

  • Wees consequent in je agenda. Als je een meeting zal bijwonen, accepteer dan. Ga je niet, weiger de invite. Overboekt het iets anders, verzet één van beiden. Als je agenda vol tentatives staat omdat je nog niet aanvaard hebt, of vol (drie-)dubbele meetings, gaan de mensen daar gewoon overboeken. 

  • Gebruik de statussen correct. Blauw = bezet, wit = vrij (hier mag dus worden overgeboekt),  gestreept= misschien, paars = niet aan het werk.

  • Heb je verlof gepland? Fantastisch! Zet deze periode ook meteen in je agenda (met de paarse status). Ga na of jet iets moet annuleren of verzetten in die periode.

  • Voorzie focustijd in je agenda, om ongestoord aan één stuk aan iets te kunnen doorwerken. En die zet je dus ook in je agenda. Eén blok is goed, twee zijn beter ;) Het best van al werkt dit als je deze kan afstemmen met de mensen met wie je het meest moet samenwerken, zodat jullie op hetzelfde moment focustijd hebben